ProzessWeiser – der digitale Prozessassistent
Stellen Sie sich einen erfahrenen Prozessassistenten vor. Nur digital.
ProzessWeiser weiß, was als Nächstes passieren muss – und kümmert sich darum, dass es auch passiert.
Mit E-Mail starten. Später integrieren. Ohne großes IT-Integrationsprojekt.
01Prozesszeit
Prozesszeit: Bearbeitung + Warten
Ein Vorgang wird oft nur kurz bearbeitet – und wartet den Rest der Zeit.
Durchlaufzeit
Die Zeit vom Start einer konkreten Prozessinstanz bis zu ihrem Abschluss: Durchlaufzeit = Bearbeitungszeit + Wartezeit.
Wartezeit
Sie entsteht häufig zwischen den Prozessschritten, zum Beispiel weil die nächste zuständige Rolle eine Aufgabe noch nicht gesehen, übernommen oder gestartet hat.
Potenzial
Gerade diese Wartezeiten bieten häufig das größte Potenzial, einen Prozess schnell und gezielt zu verbessern.
02Steuerung
Aktive Prozesssteuerung
ProzessWeiser kennt jeden Vorgang und weiß, welcher Schritt als Nächstes dran ist.
Kennt den Plan
Er weiß, wann eine konkrete Prozessinstanz gestartet wurde, wann der nächste Schritt beginnen soll und bis wann er abgeschlossen sein muss.
Im Hintergrund
Läuft ein Prozess planmäßig, begleitet ProzessWeiser ihn im Hintergrund.
Nächster Schritt
Nach Abschluss einer Aufgabe kann der nächste Prozessschritt unmittelbar angestoßen werden.
03Reaktion
Erinnern. Neu zuweisen. Eskalieren.
Startet eine Aufgabe nicht rechtzeitig, kann ProzessWeiser automatisch reagieren.
Erinnern
Bleibt eine Bestätigung aus, kann er die zuständige Person automatisch erinnern.
Neu zuweisen
Er kann die Aufgabe einer alternativen Bearbeitungsgruppe zuweisen.
Eskalieren
Nach vorher definierten Regeln kann er eine Eskalation auslösen.
Zeiten erfassen
Er erfasst, wann jeder Schritt begonnen und beendet wurde. So werden Bearbeitungs- und Wartezeiten für jede einzelne Prozessinstanz transparent.
04Einstieg
Einfach starten: per E-Mail
ProzessWeiser wird einfach in den vorhandenen Informationsfluss aufgenommen und beginnt zu arbeiten.
So läuft es
Das Fachsystem sendet wie gewohnt eine Benachrichtigung. Eine einfache E-Mail-Regel leitet sie zusätzlich an ProzessWeiser weiter. Er ordnet sie zu und erstellt eine Aufgabenbenachrichtigung mit Link, Schritt-ID und Erledigungsbestätigung.
Keine sensiblen Daten
Im Basisszenario sind weder Änderungen an Fachsystemen noch die Übertragung sensibler Fachdaten nötig. Technische Angaben reichen: Prozess-ID, Vorgangs-ID, Prozessschritt-ID, Status, Zeitstempel und zuständige Rolle.
Echte Zeitdaten
Start und Erledigung werden automatisch erfasst. So werden Wartezeiten reduziert und gleichzeitig belastbare Zeitdaten für jeden Vorgang erzeugt.
Ohne passende E-Mails
Erzeugt ein Fachsystem keine geeigneten Benachrichtigungen, kann zum Beispiel RPA als technische Brücke dienen, weiterhin getrennt von sensiblen Fachdaten.
05Orchestrierung
Vom einfachen Einstieg zur vollständigen Orchestrierung
Später arbeitet ProzessWeiser auch direkt mit Fachsystemen, Automatisierung und Menschen zusammen.
Digitale Antragsstrecke
Eingaben in Website oder App können schon während der Erfassung auf Format, Vollständigkeit und Plausibilität geprüft und über Konnektoren weitergegeben werden.
Vertraute Kanäle
Mitarbeitende interagieren weiter über E-Mail, Messenger oder eine eigene Aufgabenoberfläche.
Legacy-Systeme
ProzessWeiser kann als moderne Interaktionsschicht dienen und den Umgang mit komplexen Anwendungen deutlich erleichtern.
06Transparenz
Transparenz in Echtzeit
Organisation und Kunden sehen jederzeit, wo sich ein Vorgang gerade befindet.
Status für Kunden
ProzessWeiser kann Kunden proaktiv oder auf Anfrage über den aktuellen Stand ihres Vorgangs informieren.
Realistische Prognose
Auf Basis bisheriger Durchlaufzeiten kann zusätzlich die noch zu erwartende Bearbeitungszeit eingeschätzt werden.
Weniger Unsicherheit
Das vermittelt das Gefühl, dass das Anliegen sichtbar ist und aktiv betreut wird.
07Verbesserung
Von Prozessdaten zur kontinuierlichen Verbesserung
Jede abgeschlossene Prozessinstanz wird zur Datenbasis für bessere Entscheidungen.
Soll und Ist
Soll- und Ist-Zeiten werden laufend verglichen. So wird früh sichtbar, wo eine Verzögerung entsteht, und ProzessWeiser kann noch während der Bearbeitung gegensteuern.
Ursachen und Prioritäten
Abweichungen lassen sich systematisch untersuchen. Sichtbar wird auch, wo Optimierung oder Automatisierung den größten messbaren Nutzen verspricht.
Varianten testen
Neue Regeln oder Automatisierungen laufen zunächst nur für einen Teil der Prozessinstanzen. Entschieden wird nach der gemessenen Wirkung.
Data Driven
Mit Fachdaten wie Kundentyp oder Betrag lässt sich auch das Routing steuern und analysieren, unter welchen Bedingungen sich Zeiten verändern.
08Ihre Vorteile
ProzessWeiser – damit Prozesse nicht nur definiert sind, sondern zuverlässig funktionieren.
Weniger Wartezeiten
Verzögerungen werden früher sichtbar.
Mehr Transparenz
Der aktuelle Status konkreter Vorgänge ist nachvollziehbar.
Aktive Steuerung
ProzessWeiser kann bereits während der Ausführung reagieren, nicht erst danach.
Objektive Daten
Bearbeitungszeiten, Wartezeiten und Abweichungen werden messbar.
Einfacher Einstieg
Der Einsatz kann mit vorhandenen Kommunikationswegen wie E-Mail beginnen.
Schrittweise Erweiterung
Später können RPA, APIs, Fachsysteme, Automatisierung und KI integriert werden.
